ينطوي العمل عن بُعد على فوائد عديدة، منها تحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة، والاستغناء عن وقت التنقل، وارتداء ملابس مريحة كبيجامة المنزل بطبيعة الحال. غير أن ضمان بقاء الموظفين خاضعين للمساءلة ومتحمسين قد يُشكّل تحديًا للشركات حين لا يحضرون إلى المكتب.
فالعمل من المكان ذاته الذي ينام فيه الموظف ويستجم قد يضعه في حالة ذهنية غير مناسبة، ولذلك نستعرض فيما يلي بعض السبل التي تساعد الشركات على إبقاء موظفيها خاضعين للمساءلة ومتحمسين خلال العمل عن بُعد.
المساءلة
تعني المساءلة تحمّل المسؤولية عن الأفعال والمحاسبة على النتائج. ويصل الموظفون إلى أعلى درجات الالتزام بالمساءلة حين يشعرون بالانخراط والتقدير والثقة، والأهم من ذلك حين يكون قادتهم أنفسهم خاضعين للمساءلة كذلك.
ومن الوسائل التي تُحقق ذلك ما يلي:
1. وضوح السياسات
يتعيّن على الشركات صياغة سياسة واضحة للعمل عن بُعد تُطلع الموظفين بدقة على كيفية عمل الفريق عن بُعد وعلى المهام الموكلة إليهم تحديدًا. فالموظفون لا يُقدّمون عملًا عالي الجودة إلا حين يعرفون ما هو مطلوب منهم بوضوح. كما يُقدّر المرشّحون للعمل وجود سياسات واضحة للعمل عن بُعد تقديرًا كبيرًا، إذ تُسهم في مساعدتهم على اتخاذ قرار الانضمام إلى الشركة من عدمه.
وينبغي أن تُوضّح السياسة المثالية للموظفين الجوانب التالية:
- الموظفون المؤهّلون للعمل عن بُعد
- توقيت العمل عن بُعد ومدى تكراره
- الجهة التي يُطلب منها اعتماد العمل عن بُعد
- المتطلبات اللازمة للعمل من المنزل من معدات وتجهيزات
- تدابير الأمن والخصوصية الواجب اتخاذها
- طبيعة جدول العمل وما إذا كان صارمًا أم مرنًا
- المعايير المطلوب استيفاؤها
2. التوثيق الشامل
يُسهم التوثيق في تمكين الشركة من الاطّلاع على كيفية تنفيذ الفِرق لمهامها وإنجازها. ولا يقتصر أثره على رفع مستوى الوضوح وتيسير عمل المديرين، بل يُسهّل أيضًا نقل المهام من موظف إلى آخر، مما يجعل استمرارية الأعمال أمرًا يسيرًا. كما يجعل التوثيق تبادل المعلومات أكثر سهولة بكثير.
ومن أنواع التوثيق المفيدة:
- المخططات التفصيلية
- قوائم التحقق
- المخططات الانسيابية
- خرائط العمليات
- تدوين الملاحظات
3. سعادة الفريق
تُعفي المساءلةُ الشركاتِ من الحاجة إلى التشدّد مع فرقها، لأن هذه الفرق ستُؤدي ما عليها وتُتقنه. والمساءلة قد تنبع ببساطة من الحفاظ على سعادة الفِرق.
فمنحُ الفِرق ما تحتاجه من استقلالية ومساحة لأداء العمل الذي عُيّنت من أجله يجعلها تشعر بالكفاءة، كما أن الإصغاء إلى الملاحظات والعمل بها لإسعاد الموظفين يُثمر فريقًا مُجيدًا في عمله لأنه قادر على ذلك وراغب فيه.
4. التواصل الاستراتيجي
لا ينبغي تثبيط دردشة الموظفين خلال العمل عن بُعد، لأنها تُسهم في بناء العلاقات وإبقاء قنوات التواصل مفتوحة وتيسير طلب المهام المتعلقة بالعمل وتسليمها.
وأيًا كانت المنصات المُستخدَمة للتواصل، ينبغي أن تتضمّن قنوات منفصلة وواضحة للعمل والمحادثات غير الرسمية؛ كأن تُخصَّص مجموعة دردشة للتعارف والأحاديث العامة، وأخرى مكرّسة للعمل على المشاريع.
5. توظيف التكنولوجيا
لا تنقص السوق الأدوات التقنية التي تُيسّر العمل عن بُعد. وبإمكان الشركات الاستفادة من شتى أنواع التكنولوجيا لجعل العمل عن بُعد أيسر وأفضل لموظفيها، ومن ذلك التقنيات التي تُسهّل المجالات التالية وتجعلها أكثر فاعلية:
- كشوف الرواتب
- التوثيق
- التواصل
- متابعة الإنتاجية
- الخصوصية والأمن السيبراني
- إصدار فواتير العملاء
- مسك الدفاتر المحاسبية
- إدارة المشاريع
التحفيز
قد ينبع التحفيز من الموظفين أنفسهم، غير أنه يتعيّن على الشركات بذل كل ما بوسعها لضمان رغبة موظفيها في العمل.
وفيما يلي ما يمكن للشركات القيام به لمساعدة موظفيها على الشعور بالتحفيز:
1. الاهتمام الصادق
ينبغي للشركات بناء علاقة إنسانية مع موظفيها. فعلى القادة والمديرين والتنفيذيين التفاعل مع فرقهم وأن تكون وجوههم وأصواتهم مألوفة لها، كما يجب الإصغاء إلى الموظفين ومنحهم الأولوية.
فحين يلمس الموظفون أن قادتهم وشركتهم يهتمّون بهم اهتمامًا صادقًا، يُقبلون على تقديم أفضل ما لديهم؛ إذ لا أحد يرغب في الأداء المتميّز لصالح شركة تُسيء معاملته.
2. توفير أفضل الأدوات
لا تقتصر فائدة الأدوات الملائمة على تعزيز المساءلة، بل يشعر الموظفون بالتحفيز أيضًا حين تتوفّر بين أيديهم كل الأدوات اللازمة لإنجاز عملهم. ولا يقتصر ذلك على البرمجيات، فإن احتاج الموظفون إلى أجهزة لإنجاز مهامهم، فإنهم يستحقّون أجهزة عالية الجودة وموثوقة كذلك.
3. منح الحوافز
قد تتنوّع الحوافز بين المال والإجازات والمشاريع الشيّقة، بل حتى أوقات الترفيه. وبإمكان الشركات أن تُهدي موظفيها اشتراكًا شهريًا في إحدى منصات البث، أو أن توفّر لهم خصومات لدى متاجر التجزئة الشهيرة، أو حتى بطاقات هدايا لمتجر بعينه.
4. التحدّي
لا يمكن لأحد أن يبقى متحمسًا وهو يُكرّر العمل ذاته مرارًا وتكرارًا. فلا بدّ من تحدّي الموظفين باستمرار حتى يحافظوا على شغفهم وانخراطهم فيما يقومون به. وتختلف قدرات كل موظف عن الآخر، ومن ثَمّ فإن طبيعة التحدّيات المناسبة لكل منهم تنبع من معرفة قادة الفرق بنقاط القوة والضعف لدى أعضائهم. كما يمكن استلهام أساليب تحدّي الموظفين من خلال التقييمات الذاتية.
5. بناء الفريق
ينبغي أن يتعرّف الموظفون على بعضهم البعض حتى وإن لم يلتقوا وجهًا لوجه. ويمكن بكل تأكيد ممارسة أنشطة بناء الفريق عن بُعد، كلعبة التمثيل الصامت عبر Zoom أو لعبة Taboo عبر الإنترنت. فحين يعرف الموظفون بعضهم بعضًا وتنشأ بينهم روابط، يتحسّن أداؤهم لأنهم يتطلّعون إلى العمل مع زملائهم وإبهارهم وتقديم نتاج يفخرون به جميعًا.
الخلاصة
قد يُشكّل العمل عن بُعد تحديًا حين يتعلّق الأمر بالحفاظ على تحفيز الموظفين ومساءلتهم، غير أن الشركات قادرة بلا شكّ على تحقيق ذلك بقليل من العناية والجهد.
ونحن في RemotePass ندرك أن العمل عن بُعد يستلزم نهجًا مختلفًا، ولهذا نُبسّط عمليات التوظيف والإعداد وكشوف الرواتب لفرق العمل عن بُعد حول العالم. وللاطلاع على مزيد من المعلومات حول كيفية مساعدتنا لفريقك العامل عن بُعد، تواصل معنا اليوم.
