دفعتنا جائحة كوفيد-19 إلى إعادة النظر في ديناميكية العمل، في ظل تبنّي عدد متزايد من الشركات لنمط العمل عن بُعد.
> ومع استمرار نمو الشركات والأعمال، تتصاعد الحاجة إلى أصول تقنية المعلومات. ولم يعد أمام المؤسسات من خيار سوى تزويد العاملين عن بُعد بأصول الاتصالات وتقنية المعلومات.
تعمل شركات كثيرة على تطوير بنى تحتية رقمية، ما يجعل مراقبة أصول البرمجيات والأجهزة مهمة جوهرية، لا سيّما بالنسبة إلى المؤسسات التي يتوزّع موظفوها عن بُعد حول العالم.
طرق إدارة المعدات لأعضاء الفريق عن بُعد
للأسف، تُفقد معظم أصول تقنية المعلومات في الشركات بين أيدي العاملين عن بُعد؛ إذ يحصل بعضهم على ترقيات، ويُنقل آخرون إلى فرق أو أدوار مختلفة، فيما يغادر بعضهم الشركة كلّيًا.
ويجد أصحاب العمل أنفسهم مضطرين باستمرار إلى استبدال الأصول المفقودة أو التالفة، أو تحديثها لتعزيز سير العمليات. وتتراكم الأصول المُسلَّمة للعاملين عن بُعد بمرور الوقت، ما يُصعّب تتبّعها، وقد ينتهي الأمر بنسيانها تمامًا.
ولتفادي النفقات غير الضرورية، نستعرض في ما يلي بعض الطرق لإدارة أصول تقنية المعلومات في مؤسستك.
1. توفير أجهزة سطح المكتب البعيدة والأجهزة الأخرى
يُغفل معظم أصحاب العمل حقيقة أن بعض العاملين عن بُعد لا يمتلكون المعدات اللازمة للعمل بإنتاجية، وأن نسبة ضئيلة منهم فقط يستخدمون معدات توفّرها الشركة.
ولدى بعض المؤسسات معدات جاهزة يمكن تخصيصها لأعضاء الفريق العاملين عن بُعد. أما الشركات الكبرى القادرة على توفير المعدات، فعادةً ما تعتمد قائمة معتمدة مسبقًا بأنواع الأجهزة المتاحة.
ويستطيع أعضاء الفريق شراء المعدات بسعر يقع ضمن النطاق المعتمد للميزانية. ومن أبرز ما توفّره المؤسسات عادةً:
- أجهزة الحاسوب واتصالات الإنترنت عالية السرعة
- عرض نطاق ترددي وحزم بيانات محسّنة للإنترنت
- ملحقات التواصل، كسمّاعات الرأس
- تجهيزات المكتب المنزلي، كالكراسي والمكاتب المريحة المصمَّمة هندسيًا
- البرمجيات والقرطاسية المكتبية
عند تطبيق سياسات تقنية المعلومات على أعضاء الفريق، فإنك تُسهم في تهيئة بيئة تتيح لموظفيك تحقيق إنتاجية أعلى. كما ستحتاج إلى سياسة تشمل الشروط المرتبطة بالجهاز وطريقة استخدامه، على أن تتضمّن:
- أوجه استخدام المعدات
- سياسة الإرجاع
- الإرشادات المتعلقة بإنهاء الخدمة وانتهاء العقد
فوائد تسليم معدات مملوكة للشركة
إن تزويد فريقك العامل عن بُعد بمعدات تملكها شركتك يمنحك قدرًا أكبر من التحكّم في جوانب متعددة، ومن ذلك:
- القدرة على تطبيق الإجراءات الأمنية
- حل مشكلات الدعم الفني بسرعة
- توفير وصول مُيسَّر لجميع أعضاء الفريق
إن استخدام الهواتف المحمولة الشخصية للاطلاع على معلومات تجارية حيوية يُشكّل خطرًا أمنيًا. وإذا اضطر أعضاء الفريق عن بُعد إلى استخدام أجهزتهم الشخصية، فمن الضروري اعتماد سياسة محدَّثة لإدارة الأجهزة المحمولة (MDM)، إذ توفّر هذه السياسة الحماية اللازمة لأعمالك في ما يخص المعلومات والبيانات الحساسة.
وتغطّي سياسات MDM مجالات متعددة، منها:
- إدارة المخزون
- إدارة الأمن
- توزيع البرمجيات
- إدارة السياسات وإنفاذها
2. تطبيق بروتوكولات أمنية شاملة
تستهدف معظم الهجمات الإلكترونية العاملين عن بُعد في المقام الأول، وقد تُؤدي مشكلات أمن الشبكات إلى شلل أي عمليات تجارية، بما يؤثر في المؤسسة بأكملها.
ولذا، عند العمل مع فريق عن بُعد، يصبح من الضروري تدريب أعضائه على الإجراءات الأمنية التي توفّر الحماية لأفراد المؤسسة وبياناتها.
ويمكن أن يتضمّن تدريب الفريق إنشاء كلمات مرور قوية واستخدامها، وكيفية تفعيل مرشّحات البريد المزعج. كما يمكنك اعتماد إجراءات التحقق متعدد العوامل، والحرص على أن تكون برامج مكافحة الفيروسات محدَّثة باستمرار.
3. إعداد شبكة افتراضية خاصة آمنة (VPN)
توفّر الشبكات الافتراضية الخاصة (VPN) الحماية لبيانات الحاسوب عند الاتصال بالإنترنت، وتحافظ على المستوى ذاته من الأمان والمظهر والوظائف الموجودة في أجهزة الحاسوب داخل شبكة الشركة.
إن الحفاظ على سلامتك من الهجمات الإلكترونية أولوية قصوى؛ ولذلك ينبغي أن تعتمد فقط على أعلى مستويات التشفير لإرسال البيانات واستقبالها عبر VPN.
4. تفعيل الجلسات البعيدة المدمجة، ومراقبة الأجهزة البعيدة وإصلاح مشكلاتها
مع تكيّف فريقك مع العمل من المنزل، قد يواجه بعض أعضائه مشكلات تقنية أكثر مما كانوا يواجهونه في المكتب. وإتاحة وصول فريق تقنية المعلومات لديك إلى الأجهزة عن بُعد يُسهّل اكتشاف الأعطال وحلّها بسرعة.
5. توحيد النظام وأتمتته
يمنحك تجميع جميع أصول تقنية المعلومات في نظام واحد رؤيةً موحَّدة للبنية التحتية التقنية، ويُيسّر مراقبة الأصول، كتراخيص الأجهزة والبرمجيات، بصرف النظر عن مواقعها المادية.
ويُتيح لك ذلك متابعة عدد الأصول المُوزَّعة، والاحتفاظ بسجلّ شامل لكل أداة. كما تُسهم أتمتة العمليات، كتحديث البرمجيات ومراقبة دورات التجديد وإدارة الضمانات، في رفع كفاءة العمليات التجارية.
ويُستحسن كذلك أتمتة كشف المخاطر للتحقق من توفّر التراخيص المناسبة، إذ يمكنك التأكد من أن البرمجيات المستخدَمة محدَّثة. ويُقلّل ذلك من احتمالات استخدام الفريق العامل عن بُعد لبرمجيات غير مرخَّصة قد تُعرّض المؤسسة لمخاطر أمنية.
ومن الفوائد الأخرى لاعتماد نظام مركزي:
التخصيص السريع وإصدار التقارير
يمكنك تصفية بيانات استخدام أصول الشركة وفق معايير عدة، كالموظف والقسم المُخصَّص له في المكتب، والدور، ورقم الطراز، والنوع. وعند الحاجة إلى هذه المعلومات، يسهُل تنزيلها في صورة جدول بيانات.
تعبئة فورية للمنصّة بالبيانات
يمكنك استيراد البيانات والمعلومات المتعلقة بجميع الأصول من جداول البيانات في وقت قياسي، والقيام بما يلي:
- الاستفادة من المنصة في الوقت الفعلي
- تحديث الأنظمة
- إعادة تخصيص المعدات
- صيانة الأصول
- إضافة أصول جديدة
6. الدمج بين إدارة الأصول وخدمات تقنية المعلومات
يُعدّ جرد المخزون والتحكم في أصول تقنية المعلومات من أكثر الضوابط الأساسية فاعلية. وعندما تكون إدارة أصول تقنية المعلومات مؤتمتة ومركزية، يصبح بمقدورك تحقيق هذه الضوابط الأساسية.
وحين تستخدم خدمات تقنية المعلومات وإدارة الأصول معًا، يسهُل على فريقك المختصّ معالجة المشكلات الأمنية، وتصبح إدارة دورة حياة أي أصل، من مرحلة التهيئة وحتى الاسترداد، أكثر سلاسة.
7. تضمين البنية التحتية لسطح المكتب الافتراضي (VDI) ضمن خطة «أحضِر جهازك الخاص» (BYOD)
تمنحك بنية VDI تحكّمًا في أمن البيانات وإدارتها داخل مؤسستك، وتُتيح لفريقك العامل عن بُعد الوصول إلى محطة عمل بصرف النظر عن موقعه الجغرافي.
وتتّجه بعض الشركات إلى تبنّي خطة BYOD، حيث يستخدم الموظفون أجهزة الحاسوب المحمولة والهواتف والأجهزة اللوحية الخاصة بهم في العمل. وتكمن الميزة الأبرز لهذه الخطة في المرونة التي توفّرها للعاملين عن بُعد وللشركة على حدٍّ سواء.
وفي معظم الحالات، يحصل الموظفون على بدل سنوي لشراء المعدات وصيانتها، وتمنحهم هذه الخطة خيار شراء معداتهم ضمن الميزانية المحدَّدة، أو تحمّل أي تكاليف إضافية على نفقتهم الخاصة.
وبموجب ذلك، يتحمّل الموظف وحده مسؤولية الحفاظ على صلاحية المعدات للعمل. وتجدر الإشارة إلى أنه إذا استقال الموظف، فإنه يكون ملزمًا بإعادة معداته؛ وإلا أمكن خصم قيمتها من راتبه النهائي.
ومن الضروري الانتباه إلى أنه في حال اخترت نموذج BYOD، فعليك التأكد من دقة المواصفات التقنية المطلوبة، وأن تكون أي معدات يختارها الأفراد متوافقة مع تجهيزات المكتب لدى المؤسسة.
الخلاصة
تتمثّل الطريقة الأكثر كفاءة لإدارة المعدات لأعضاء الفريق عن بُعد في استخدام برامج إدارة الأصول، مثل RemotePass. فهي توفّر الوقت والمال معًا، وتحدّ من المخاطر الأمنية أثناء تعاون أعضاء الفريق.
وتتميّز RemotePass بقابلية التخصيص وفق احتياجاتك المحدَّدة، إذ يمكنك إضافة ملاحظات تشمل نوع الأصل وموقعه، وتاريخ الشراء، وتكلفته، ومعلومات الضمان.
