ما هي سياسات العمل عن بُعد؟
سياسة العمل عن بُعد هي اتفاقية دائمة أو مؤقتة تُبرم بين الشركة وموظفيها للعمل من موقع خارج المكتب. وتُحدد هذه السياسة تفاصيل بعينها بين الشركة والموظف، ومن بينها:
- عدد أيام العمل عن بُعد
- طبيعة العمل
- الحقوق القانونية للموظفين
- أفضل الممارسات الواجب اتباعها، كالتواصل وساعات العمل والرفاهية والأمن السيبراني.
لماذا ينبغي للشركات التفكير في وضع سياسة للعمل عن بُعد؟
من الضروري أن يكون كل فرد في فريقك على دراية بالقواعد. فإدارة فريق يعمل خارج المكتب تختلف اختلافًا جوهريًا عن إدارة فريق يعمل داخله. وفي غياب سياسة واضحة للعمل عن بُعد، قد تفقد زمام الأمور، وقد يتراجع إنتاج الموظفين عن بُعد، ويضعف التواصل بينهم، وتنخفض روحهم المعنوية.
إليك أبرز الأسباب التي تجعل شركتك التي تعتمد العمل عن بُعد بحاجة إلى سياسة خاصة بذلك:
- توفير الوضوح
ضعف التواصل هو أكبر تحدٍّ تواجهه الفرق حين ينتقل الموظفون إلى العمل عن بُعد. فكثير من الموظفين يتحمسون لخوض هذه التجربة، غير أن شركتك مطالبة بتقديم «توجيهات واضحة» قبل السماح لهم بذلك. علاوة على ذلك، ينبغي لشركتك أن تُوضّح جميع المسائل المتعلقة بالرواتب والضرائب والموارد البشرية والتدريب وساعات الدوام والتدريب المباشر قبل أن يشرع الموظفون في العمل عن بُعد.
- جعل العمل عن بُعد قابلًا للتوسع
بحسب استراتيجية عملك، قد تنطبق سياسة العمل عن بُعد على شريحة واسعة من الفريق. ووجود مثل هذه السياسة سيُمكّن شركتك من «الانطلاق على أُسس سليمة». أما إن لم تتوافر لديك سياسة كهذه، فستجد نفسك أمام كمٍّ هائل من العمل وتكاليف إضافية لتتبع الموظفين والوصول إليهم، مما يجعل توسيع نطاق عملك أمرًا عسيرًا.
- تعزيز عرض القيمة المُقدَّم للموظف
قد تُسهم إتاحة العمل عن بُعد في خفض تكاليف التوظيف، واستقطاب الكفاءات، ورفع الإنتاجية، وتعزيز عرض القيمة المُقدَّم للموظف. ويتحقق ذلك كله حين تكون لديك سياسة للعمل عن بُعد تدعم هذه الأهداف. كما تُتيح هذه السياسة فرصة لتحديد ما تطمح شركتك إلى جنيه من توفير خيارات العمل عن بُعد. وبالنتيجة، سيُدرك العاملون عن بُعد قيمتهم الحقيقية، وآفاقهم المستقبلية، والمنافع التي يمكنهم تحقيقها من هذا النمط من العمل.
- تقليص مخاطر الامتثال
يمكن لسياسة العمل عن بُعد أن «تُقلّص» احتمالات نشوء المخاطر قبل وقوعها. فثمّة عوامل خطر متعددة، كاستقطاع الرواتب، والمسائل المتعلقة بالهجرة، وتغيُّر النطاقات الضريبية. وفي غياب سياسة للعمل عن بُعد، قد تُعرّض موظفيك وشركتك لمخاطر قانونية ومالية لا داعي لها.
- استكمال استراتيجية عملك
يمكن لسياسة العمل عن بُعد أن تُسهم في توجيه موظفيك نحو الدخل الذي يطمحون إليه، وأن تُكمّل استراتيجية عملك. فبعض الشركات تُفضّل أن يحضر موظفوها إلى المكتب بانتظام، بينما تُفضّل شركات أخرى أن يعمل موظفوها عن بُعد بشكل كامل. وفي الحالتين، يُسهم التخطيط المدروس وسياسة العمل عن بُعد عالية الجودة في تمكين مؤسستك من تحقيق استراتيجيتها التجارية.
أساسيات وضع سياسة متميزة للعمل عن بُعد
كل شركة تختلف عن غيرها، ومن ثَمّ فإن كل شركة ستضع سياسات متعددة للعمل عن بُعد. وتُركّز معظم الشركات في سياساتها على المجالات التالية:
- تحديد الأهداف
- المعدّات
- ساعات العمل
- الأمن السيبراني
- الرفاهية
- التواصل
لنتناول هذه السياسات كلًّا على حدة:
- تحديد الأهداف
يكون تحديد أهداف مؤسسية واضحة أسهل بكثير حين يعمل الموظفون جميعًا من المكتب. أما حين لا يتمكن المديرون وقادة الفِرَق من الإشراف المستمر على الموظفين، فإن تحديد الأهداف يصبح أمرًا عسيرًا. ولهذا السبب لا بدّ من معالجة موضوع تحديد الأهداف ضمن سياسة العمل عن بُعد.
- ثبت أن لوضوح الأهداف أثرًا مباشرًا على مستوى التحفيز العام في بيئة العمل
- نحو 90% من الموظفين يُحقّقون أداءً أفضل حين تُسنَد إليهم أهداف ملائمة ومحفّزة
- تُشير دراسة صادرة عن جامعة تكساس إلى أن تحديد الأهداف يُحافظ على اتساق نجاح الشركات في أعمالها
يمكنك اعتماد منهجية SMART الشهيرة، التي تعني أن تكون الأهداف محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وواقعية ومرتبطة بإطار زمني، ضمن سياستك للعمل عن بُعد. وبعد ذلك، يمكنك دعم موظفيك العاملين عن بُعد وتوجيههم نحو الأهداف عبر التدريب المباشر.
- الأمن السيبراني
يواجه الأشخاص الذين يعملون من حواسيبهم المحمولة خارج المكتب مخاطر سيبرانية أكبر من تلك التي يواجهها زملاؤهم داخل المكتب. ويتوقّع الخبراء أن يصل الإنفاق على منتجات الأمن السيبراني إلى تريليون دولار خلال السنوات الخمس المقبلة.
وبحلول نهاية عام 2021، يتوقّع الخبراء أن تُكلّف الجرائم السيبرانية العالم 46 تريليون دولار، وذلك بسبب التصاعد المتواصل لهذه الجرائم، لا سيما مع تزايد عدد العاملين عن بُعد واعتماد كثيرين على الإنترنت في إنجاز مهامهم اليومية.
- الشركات التي تمكّنت من احتواء اختراق سيبراني خلال 30 يومًا وفّرت ما يزيد على مليون دولار
- توقّع الخبراء وقوع هجمة سيبرانية كل 11 ثانية خلال عام 2021
- يستهدف المجرمون السيبرانيون الشركات الصغيرة بنسبة 43% من هجماتهم، في حين أن 14% فقط منها تمتلك الأدوات اللازمة للدفاع عن نفسها
ينبغي لسياسة العمل عن بُعد لديك أن تُفصّل المخاطر، وأن تُقدّم توجيهات واضحة بشأنها، وأن تشرح الإجراءات الواجب اتخاذها في حال تعرُّض أمن شركتك للاختراق. فعلى سبيل المثال، قد يُسهم توجيه الموظفين العاملين عن بُعد إلى قفل حواسيبهم المحمولة عند الابتعاد عنها في تفادي الكثير من المشكلات.
- رفاهية الموظف
كانت جائحة كوفيد-19 وطأتها قاسية على الصحة النفسية للناس. ووفقًا للتقارير، عانى أكثر من نصف القوى العاملة في الولايات المتحدة من اضطرابات نفسية خلال الجائحة. ويُفضي تردّي الصحة النفسية لدى العاملين عن بُعد إلى ضعف الإنتاجية وتراجع الأداء وتدنّي الروح المعنوية.
للعمل عن بُعد فوائد جمّة، غير أنه قد يُصيب كثيرًا من الموظفين بالشعور بالعزلة. ومع ذلك، يمكن لشركتك أن تُسهم في تعزيز رفاهية موظفيها من خلال تنظيم فعاليات جماعية عبر تطبيق Zoom. فأكثر من 50% من الشركات باتت تستخدم اجتماعات الفيديو بوتيرة أعلى مما كانت عليه قبل الجائحة. ورغم أن موظفي الشركة لا يجتمعون فعليًا في مكتب واحد، يظل بالإمكان تعزيز التواصل بينهم عبر التطبيقات الرقمية.
وفضلًا عن ذلك، كشفت دراسة عن العمل عن بُعد أُجريت خلال الجائحة أن أكثر من نصف المشاركين يعانون من آلام وأوجاع لم يألفوها قبل انتقالهم إلى العمل عن بُعد. ولذا، من المهم أن يُخصّص الموظفون وقتًا للمشي وممارسة الرياضة، ويمكن لسياسة العمل عن بُعد لديك أن تُشجّعهم على الحركة والنشاط خلال اليوم.
- التواصل
ساور القلقُ آلافَ الشركات حول العالم بشأن التواصل حين بدأت الجائحة. فالحفاظ على التواصل يكون عسيرًا حين لا يكون الفريق مجتمعًا في المكتب، وضعف التواصل يُفضي إلى الشعور بالعزلة وتردّي الصحة النفسية وضعف الروح المعنوية.
- يُشير أحد التقارير إلى أن ضعف التواصل يُكلّف الشركات الكبرى 62.4 مليون دولار سنويًا
- نحو 74% من الموظفين يرون أن ضعف التواصل يُشعرهم بأنهم يفوتون معلومات جوهرية
- ومن اللافت أن 57% من الموظفين لا يتلقّون توجيهات واضحة من قياداتهم
بيد أن سياسة العمل عن بُعد قادرة على الحيلولة دون نشوء مشكلات التواصل. إذ يمكن للسياسة أن تُحدّد أوقاتًا بعينها للتواصل، وأن تُنظّم فعاليات اجتماعية افتراضية. ومن المهم أن تحرص على أن يكون التواصل ثنائي الاتجاه لا أحاديًا من الأعلى إلى الأسفل، ضمانًا لأفضل أداء.
ستحتاج إلى أن يُقدّم لك موظفوك ملاحظاتهم بانتظام، لأنك لا تُشرف عليهم إشرافًا مباشرًا. ومن دون هذه الملاحظات، يصعب تقدير مدى رضاهم، أو معرفة السبل التي يمكنك من خلالها تطوير شركتك.
- ساعات العمل
لعلّ أكثر ما يجذب الناس إلى العمل عن بُعد هو المرونة في إدارة الوقت. ومع ذلك، إذا عجزت المؤسسة عن إدارة هذه المرونة، فإنها تتحوّل إلى عامل مضادّ للإنتاجية. وكثيرًا ما يُفضي ذلك إلى أن يكون الموظفون متاحين في أوقات لا حاجة لهم فيها، أو أن يُمضوا «ساعات إضافية مُفرطة».
ولهذا السبب، من الضروري أن تتضمّن سياستك للعمل عن بُعد بندًا خاصًا بساعات العمل. وعليك تحديد أنسب الساعات لكل موظف على حدة. ومن شأن ذلك أن يُعزّز التفاعل والأداء والكفاءة والإنتاجية في شركتك.
كما تحتاج إلى أنظمة لتتبع ساعات العمل، ويجب أن تُدرج هذه الأنظمة ضمن سياسة العمل عن بُعد. فهي تُتيح لك تحديد الموظفين الذين يعملون ساعات قليلة جدًا أو كثيرة جدًا، دون المساس بمبدأ المرونة.
- معدّات العمل
رغم أن معدّات العمل كثيرًا ما تكون «منطقة رمادية» حين يعمل الموظفون عن بُعد، فلا ينبغي أن يكون الأمر كذلك. أنت بحاجة إلى سياسة للعمل عن بُعد تُحدّد بوضوح: من يُوفّر المعدّات، ومن يتولّى تجهيزها، ومن يتحمّل مسؤولية صيانتها.
على سبيل المثال: هل يُسمح للموظفين باستخدام حواسيب الشركة في المنزل أو في أوقات فراغهم؟ وهل يحقّ لهم تنزيل برامج خاصة بهم من الإنترنت؟ وهل يمكنهم اصطحاب الحاسوب معهم في أسفارهم؟ غالبًا ما يُؤدّي إغفال هذه التفاصيل إلى تلف المعدّات وضياعها وارتفاع النفقات.
خلاصة القول
مع استمرار العالم في مسيرته نحو العمل عن بُعد، بات من الضروري امتلاك فريق ملتزم يعمل عن بُعد. وبوجود سياسة سليمة للعمل عن بُعد، سيُقدّم موظفوك العاملون عن بُعد أفضل ما لديهم من إمكانات في عالم رقمي يتّسع باطّراد.
وإن كنت تسعى إلى تبسيط عمليات إلحاق الموظفين الجدد والتوظيف وإدارة الرواتب لفريقك العامل عن بُعد، فتواصل مع RemotePass لتكتشف كيف يمكن أن تُقدّم لك يد العون.
