ما المقصود بالعمل عن بُعد؟
العمل عن بُعد هو ترتيب يتيح للموظفين أداء مهامهم من موقع خارج المكتب. وقد بدأ تطبيق هذا النمط منذ ثمانينيات القرن الماضي، فهو ليس مفهومًا جديدًا، غير أنه اكتسب زخمًا متصاعدًا في الآونة الأخيرة.
إن التحوّل الثقافي في تصوّر بيئة العمل الملائمة يدفع الشركات إلى تهيئة بيئة مناسبة لازدهار العمل عن بُعد. ومع ذلك، يتعيّن على الإدارة اتخاذ خطوات مدروسة للاستفادة من مزايا العمل عن بُعد بنجاح، والحدّ من المخاطر المحتملة في الوقت ذاته.
لماذا يُعدّ العمل عن بُعد مهمًا؟
يقوم العمل عن بُعد في الأساس على تقنيات الاتصال التي تُمكّن الفِرَق من الحفاظ على الانسجام والتعاون وتبادل النتائج. وقد أسهم هذا النمط من العمل في تحقيق جملة من المزايا، أبرزها:
- مرونة أكبر: يتوصّل الموظفون وأصحاب العمل إلى ترتيبات تناسب الموظفين على النحو الأمثل.
- استقلالية أعلى: يحظى الموظفون بقدر أكبر من التحكّم في ظروف عملهم وإجراءاته.
- توازن أفضل بين العمل والحياة: يُبدي موظفو العمل عن بُعد رضًا وسعادة تفوق نظراءهم في بيئات العمل التقليدية بنسبة 20%.
- تقليص وقت التنقّل: بإمكان الموظفين العمل من المنزل مباشرة.
- إنتاجية متنامية: تُعزى الإنتاجية المتنامية إلى عوامل عدّة، من بينها توفّر بيئات عمل مريحة.
العمل عن بُعد والإنتاجية
في البداية، اعتقدت كثير من المؤسسات أن العمل عن بُعد سيؤدي إلى تراجع في الإنتاجية. غير أن دراسات متعددة شملت موظفي العمل الهجين والعمل عن بُعد بيّنت أن المديرين بحاجة إلى دعم هذا النمط من العمل.
يُسهم العمل عن بُعد في رفع الإنتاجية، إذ يميل الموظفون الذين يعملون من المنزل إلى تخصيص ساعات أطول للعمل؛ فما لا يقلّ عن 40% منهم يعملون ساعات أطول من البيت مقارنةً بالمكاتب التقليدية. وتُظهر الأبحاث أن يوم العمل لدى العاملين عن بُعد يطول بمعدّل 48.5 دقيقة على الأقل.
وقد خلصت دراسة صادرة عن Economic Observatory إلى أن «الفِرَق العاملة عن بُعد تفوق نظيراتها الحضورية إنتاجيةً بنسبة تتراوح بين 3 و4% في المتوسط». فضلًا عن ذلك، أفاد 39.7% من الأفراد بتحسّن إنتاجيتهم عند العمل عن بُعد.
وعلى الرغم من أن الموظفين العاملين عن بُعد يقضون ساعات أطول في العمل، فإنهم يتمتعون بتحسّن ملحوظ في التوازن بين العمل والحياة مقارنةً بأقرانهم في بيئات العمل التقليدية. وتحقيق هذا التوازن يعني موظفين أكثر سعادة، وهو ما ينعكس بدوره على ارتفاع الإنتاجية.
وتقفز معدلات الإنتاجية لأن الموظفين يعيشون ضغطًا أقل، نظرًا لما يتمتعون به من استقلالية في إدارة عملهم وجدولهم وإجراءاتهم. ومن ثَمّ، يهيّئ الموظفون العاملون عن بُعد بيئة مواتية تُمكّنهم من خفض مستويات التوتر لديهم.
كيف تحقق أقصى استفادة من مستقبل العمل
على الرغم من وضوح الصلة بين العمل عن بُعد والإنتاجية، تواجه المؤسسات تحديات جوهرية في التكيّف مع بيئة العمل الجديدة.
تحديات الإنتاجية في العمل عن بُعد
إن تجاوز التحديات المحتملة للإنتاجية في العمل عن بُعد واستباقها مسؤولية مشتركة تقع على عاتق القادة والفِرَق على حدٍّ سواء. ومن أبرز هذه التحديات:
- فقدان التركيز والاتساق.
- الإدارة التفصيلية المُفرِطة.
- ضعف حلقات التغذية الراجعة.
- العزلة الاجتماعية.
- المُغريات والتسويف.
- مخاطر البيانات والانقطاعات التقنية.
1. تعزيز اندماج الفريق
يمكن معالجة فقدان التركيز والاتساق بإعطاء الأولوية لاندماج الفريق. ويتعيّن على المدير الحرص على توافق الموظفين مع أهداف الشركة لتحقيق الإنتاجية في العمل عن بُعد. ويستطيع الموظفون استيعاب رؤية الشركة عبر تأكيد المديرين المستمر عليها.
ويستلزم ذلك إعادة تقييم الأهداف المؤسسية، وإعادة تحديد كيفية ارتباط الموظفين بمقاصد الشركة. ويمكن الوصول إلى اندماج الفريق من خلال عقد الاجتماعات الافتراضية ولقاءات التواصل غير الرسمية.
2. الإدارة الفعّالة للوقت
يساعد اعتماد أدوات الإدارة المديرين على معالجة جوانب القصور لدى الموظفين. وتتميّز أدوات إدارة المشاريع كأداة Trello بواجهة رسومية سهلة الاستخدام، تدعم تتبّع الفِرَق المشاركة في المشاريع ومواءمتها، ما يُسهّل الالتزام بمواعيد التسليم النهائية.
ويحتفظ الموظفون العاملون عن بُعد بالمرونة اللازمة لإنجاز العمل والوفاء بالمواعيد النهائية والأهداف. فأدوات الإدارة تقدّم توجيهًا إرشاديًا، لا إطارًا جامدًا يُلزَم الموظفون باتباعه.
3. التخطيط للتغذية الراجعة
تُعدّ التغذية الراجعة من أهم الأدوات التي ترفع إنتاجية أي مؤسسة. غير أن العمل عن بُعد يطرح تحديات جراء صعوبة متابعة المديرين لتقدّم الموظفين. وبإمكانك بناء سير عمل تشاركي من خلال توفير أشكال متنوعة من التغذية الراجعة، كرسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بأداء أعضاء الفريق.
وقد تكون التغذية الراجعة إيجابية لتُظهر اهتمام المدير بعمل الموظفين، فتترك أثرًا إيجابيًا على إنتاجية العمل عن بُعد. كما تُتيح أدوات الاستبيان للموظفين تقديم ملاحظاتهم، ما يرشد المديرين إلى تطوير بيئة العمل عن بُعد وتحسينها.
4. ابتكار وسائل إبداعية لتحفيز الموظفين
بإمكانك ابتكار وسائل إبداعية لتحفيز الموظفين، إذ سينعكس ذلك على تحسين توازنهم بين العمل والحياة ورفع إنتاجيتهم. وعلى المديرين الحرص على نقل الأنشطة التي كانت تجري في مقرّ العمل التقليدي إلى مساحة العمل الافتراضية. كما أن الاحتفاء بالمناسبات الخاصة للموظفين، كذكرى الالتحاق بالعمل وأعياد الميلاد، داخل بيئة العمل الافتراضية يُمكن أن يُفضي إلى مكاسب أكبر على صعيد الإنتاجية.
وتُمكّنك برامج تقدير الموظفين من تحفيز العاملين عن بُعد، ما يؤدي إلى رفع الإنتاجية. وتضمن هذه البرامج الحفاظ على معايير سلوكية رفيعة المستوى في بيئة العمل الجديدة عن بُعد.
5. تطبيق إجراءات أمنية للعمل عن بُعد
من السُّبُل الناجعة لمعالجة تحديات العمل عن بُعد وضع استراتيجية أمنية للتصدّي لمختلف التهديدات السيبرانية. فالاعتماد على حلّ حوسبة سحابية مركزي يُتيح للموظفين الوصول إلى البيانات من نقطة موحّدة. كما يستطيع المديرون تفعيل ميزات أمنية إضافية، كفحص البرمجيات الخبيثة، حمايةً للموظفين ولبيانات المؤسسة.
علاوة على ذلك، ينبغي للمديرين تزويد الموظفين العاملين عن بُعد بالمعدّات اللازمة لأداء عملهم. ومن شأن اختبار جودة اتصالات الإنترنت لدى الموظفين أن يكشف مدى مساهمتهم في إنتاجية الشركة.
6. توفير أدوات الاتصال المناسبة
في العمل عن بُعد، يتعيّن على المديرين تفعيل قنوات اتصال رسمية وغير رسمية على حدٍّ سواء. وستُسهم باقة متنوعة من الأدوات في مساعدة المديرين على ترتيب أولويات المهام وإيصال الرسائل على النحو الأمثل.
وتُعدّ قنوات الاتصال غير الرسمية ركيزة أساسية في العمل عن بُعد، إذ تبني علاقات متينة بين الموظفين. كما ينبغي أن تُتيح استراتيجيات الاتصال تفاعلًا ثنائي الاتجاه، بحيث يستطيع الموظفون طلب المساعدة عند مواجهة التحديات أو الحصول على دعم إضافي.
حلول قائمة لمساعدة المؤسسات على إدارة إنتاجية العمل عن بُعد
تُسهم الإدارة السليمة للعمل عن بُعد في تحسين الإنتاجية. غير أن إدارة جميع الجوانب على النحو الصحيح تظلّ مهمة شاقّة، ولا سيّما في ما يخصّ توظيف العاملين عن بُعد. ومن ثَمّ، فإن تحسين عملية التوظيف يضمن وضع الشركة في موقع يُؤهّلها لتحقيق أهدافها على صعيد الإنتاجية.
يتعيّن على المدير اتخاذ قرارات محورية تتعلق بتوظيف المتعاقدين والموظفين، ومرحلة الإلحاق الوظيفي، وإدارة الرواتب وسائر المهام المتصلة بالموارد البشرية. وقد يُشكّل تعقيد هذه القرارات عائقًا أمام إنتاجية الشركة، خصوصًا حين تُتخذ قرارات خاطئة في مفاصل حرجة.
خلاصة القول
العمل عن بُعد هو المستقبل. وهذا التوجّه يجتاح العالم، مُلقيًا على عاتق المؤسسات مسؤولية الاستجابة لهذه الموجة ودعم إنتاجية العمل عن بُعد. وعلى الرغم من المزايا التي يحملها هذا النمط، يبقى لزامًا على المديرين الإلمام بتحدياته. ولذلك، يُطلب منهم اتخاذ قرارات عديدة في ما يخصّ آليات تطبيقه. وحين يُدار العمل عن بُعد إدارةً رشيدة، فإنه يرتقي بالإنتاجية إلى مستوى غير مسبوق.
