أصبح العمل عن بُعد واقعاً راسخاً سيستمر حتى بعد انتهاء الجائحة. وتكشف دراسة استقصائية أجرتها شركة Intermedia أن 57% من أصحاب الشركات الصغيرة سيتيحون لموظفيهم خيار العمل من المنزل حتى بعد انقضاء جائحة كوفيد-19، فيما أشار تقرير صادر عن Owl Labs قبل تفشي الجائحة إلى أن 79% من المشاركين أكدوا أن العمل عن بُعد رفع من مستوى إنتاجيتهم وتركيزهم. ومع هذا التوسع المتنامي في نمط العمل عن بُعد، بات من الضروري أن تدرك الشركات كيفية إدارة معظم عملياتها عن بُعد، ومن أبرز هذه العمليات استقطاب الموظفين الجدد وضمّهم إلى الفريق. وفيما يلي نستعرض الخطوات الرئيسية الثلاث التي تضمن نجاح تجربة الإعداد عن بُعد لكل من الشركة والموظف الجديد على حدٍّ سواء.
1. اعمل بسرعة وأنجز خطاب العرض الوظيفي
بعد أن تعثر على المرشح المناسب لشغل الوظيفة، تتمثل الخطوة التالية في تقديم خطاب عرض رسمي. ويوضح خطاب العرض الرسمي تفاصيل الدور الوظيفي، ويُفضَّل أن يُصاغ بأسلوب ودود ومهني في آن واحد لإقناع المرشح بقبول الوظيفة. ومن المعلومات التي ينبغي تضمينها في خطاب العرض: المزايا، وساعات العمل، وتاريخ المباشرة، والمهام الموكلة إلى الوظيفة، واسم المسؤول المباشر، وهيكل الأجور، وما إلى ذلك. غير أنه من المهم أيضاً تذكّر ما لا ينبغي أن يتضمنه خطاب العرض. ففي مقال نشرته Business News Daily، يؤكد جون هيل، رئيس مجلس الإدارة والرئيس التنفيذي لشركة The Energists، أن خطاب العرض يجب أن يخلو من «أي وعود… غير قابلة للتنفيذ». ويوضح قائلاً: «إذا قبل الموظف (المحتمل) الوظيفة بناءً على ادعاءات زائفة، فسيكون لديه أساس قانوني للمطالبة بما وُعد به أو البحث عن فرصة عمل في مكان آخر».
وفي عصر العمل عن بُعد، باتت خطابات العرض الإلكترونية الموقعة بالتوقيع الإلكتروني هي الخيار المفضل. ويُعرَّف التوقيع الإلكتروني بأنه «رمز أو بيانات أخرى بصيغة رقمية تُرفق بمستند إلكتروني ويعتمدها (الموقِّع) أو متلقي طلب التوقيع».
وتتمثل مزايا العقود الإلكترونية المُذيَّلة بالتوقيع الإلكتروني في الآتي: فهي تُلغي التكلفة والجهد المرتبطين بخطابات العرض الورقية، وقد تكون أكثر دقة من العقود الورقية، كما تُسهم في جعل عملية الإعداد أكثر أتمتة وأسرع وتيرة، فضلاً عن سهولة توقيعها من أي مكان أو جهاز.
2. أعدّ العقد ووقّعه إلكترونياً
يمكن إعداد العقد الإلكتروني باستخدام برامج معالجة النصوص أو البريد الإلكتروني أو برامج إدارة العقود، ويمكن توقيعه عبر برنامج مثل DocuSign. ومن الضروري أن يتضمن عقدك الإلكتروني العناصر التالية: العرض الوظيفي معروضاً بوضوح، والحقوق والالتزامات المرتبطة بالوظيفة، وشروط الدفع، ومدة العمل، واتفاقية السرية، وغيرها. وعلاوة على ذلك، يمكن تشفير العقد الإلكتروني عند إرساله للحيلولة دون اطلاع أي طرف غير مخوّل عليه.
3. عرّف الموظف الجديد بالشركة
تتمحور الخطوة الثالثة حول تعريف الموظف الجديد بالشركة وضمان شعوره بالارتياح في بيئة عمله الجديدة. فالفهم الجيد لثقافة الشركة وهيكلها، إلى جانب الإحساس بالانتماء منذ اللحظة الأولى، ينعكسان إيجاباً على عادات العمل لدى الموظف. وتُوضح Miro الأساليب الرسمية وغير الرسمية للتعامل مع هذه الخطوة. إذ يستند النهج الرسمي إلى استخدام «ورش العمل والدورات التدريبية والمكالمات المرئية والتمارين العملية» لتعريف الموظف بالشركة. أما النهج الأقل رسمية فيهدف إلى تعميق فهم الموظف لأعراف الشركة وأساليبها في حل المشكلات من خلال الملاحظة والتوجيه العفوي. وعلى وجه التحديد، تشمل الإجراءات التي يمكن اتخاذها في هذه الخطوة تعريف الموظف الجديد بزملائه في الفريق، وقنوات التواصل المعتمدة لدى الشركة، فضلاً عن الموارد والأشخاص الذين يمكنه الرجوع إليهم لتقديم الملاحظات وطرح الاستفسارات. كما يُعدّ هذا التوقيت مناسباً لإطلاع الموظف على توقعات الشركة وأهدافها، والاستماع في المقابل إلى توقعاته بشأن العمل لديها.
ندرك أن هذا الكم من المعلومات قد يبدو كبيراً للاستيعاب، وبما أن عملية الإعداد تُعدّ عاملاً جوهرياً في تحديد أداء الموظف على المدى البعيد، فإن المخاطر تكون مرتفعة. وتوفر قائمة التحقق الخاصة بالموارد البشرية للإعداد عن بُعد دليلاً تفصيلياً سهل التطبيق يرافقك خطوة بخطوة عبر العملية بأكملها، بحيث لا يعود الإعداد عن بُعد أمراً مُربكاً بعد الآن.
