عندما يعمل موظفوك عن بُعد، يصبح تتبّع أدائهم أمرًا لا غنى عنه. فهذا التتبّع يُسهم في تعزيز أداء الموظفين وتحقيق الأهداف الاستراتيجية لمؤسستك. كما يتيح لك متابعة مسار نموّ الموظفين وتطوّرهم عن كثب. وتمنحك هذه الرؤية القدرة على معالجة الجوانب التي يواجه فيها الموظفون صعوبات في عملهم، وبالتالي تدرك ما يحتاجونه للارتقاء بمهاراتهم وقدراتهم. ومن هنا، يغدو تتبّع الأداء أداةً جوهريةً في إدارة العمليات الداخلية للأعمال.
ونظرًا لأهمية تتبّع الأداء للفِرَق العاملة عن بُعد، يستعرض هذا المقال أبرز الطرق المتّبعة لتتبّع أداء الموظفين عن بُعد، ومدى فائدتها لمؤسستك. كما يقدّم لك نصائح عملية لتطبيق نظام تتبّع الأداء.
طرق تتبّع الأداء
ثمّة عدّة أساليب يمكنك اعتمادها لتقييم أداء الموظفين، ومن أبرزها:
1. تقييم الأقران
عادةً ما يمتلك أعضاء الفِرَق العاملة عن بُعد آراءً قيّمة حول أداء زملائهم في العمل. وتوفّر هذه الآراء رؤى مهمّة بشأن أداء الموظفين، يمكنك الاستفادة منها لاحقًا في تحسين سير العمل.
ولإجراء تقييمات الأقران، يمكن للموظفين الاستعانة بجداول البيانات أو قواعد البيانات. ومن ثَمّ يمكنك تتبّع التغيّرات في هذه الوسائل عبر فترات متعدّدة، ممّا يُتيح لك استيعاب الأنماط الإيجابية والسلبية في سلوك الموظفين أثناء العمل. ومع أنّ تقييمات الأقران قد تكشف عن انحيازات بحكم طابعها الشخصي، فإنّها تبقى أداةً قيّمةً في تتبّع أداء الفِرَق العاملة عن بُعد.
2. لوحات المعلومات
يمكنك كذلك الاعتماد على لوحات معلومات موحّدة لتتبّع الأداء، إذ تتيح لك هذه اللوحات قياس مجموعة متنوّعة من المؤشّرات، بعضها مخصّص لإدارات بعينها. فعلى سبيل المثال، يمكن للوحات معلومات أقسام المحاسبة أن تكشف عن معدّلات الأخطاء في القيود اليومية. وبفضل مرونتها، تُعدّ لوحات المعلومات ضروريةً لتتبّع أداء الفِرَق العاملة عن بُعد على مستوى الإدارات المختلفة.
3. أدوات المراقبة الذاتية
لا يقتصر تحسين أداء الموظفين على المؤسسات والمديرين المعنيّين وحدهم، بل يمكنك أيضًا أن تطلب من الموظفين العاملين عن بُعد الانخراط في مراقبة أنفسهم ذاتيًّا. ويتمّ ذلك من خلال قياس إنتاجيتهم ومهاراتهم بالاستعانة بقوائم التحقّق وسجلّات النشاط. ومن شأن هذه الأدوات أن تمنح الموظفين الاستقلالية في تحديد أهدافهم الخاصة وتتبّعها، ممّا يرفع من مستوى التفاعل ويُنمّي شعورًا أعمق بالمسؤولية تجاه المهام، وهو ما يُحفّز الإنتاجية في نهاية المطاف.
> «ينبغي ألّا يتحوّل تتبّع الأداء إلى إدارة تفصيلية مفرطة».
أهمية قياس أداء موظفيك
تنطوي أساليب تتبّع الأداء على فوائد جمّة يمكنك جنيها، ومنها:
- تعزيز الإنتاجية والكفاءة
- إدارة أفضل للجداول الزمنية
- تحسين تتبّع الالتزام والانضباط
- القدرة على تحديد نقاط القوة والضعف لدى الموظفين عن بُعد
- القدرة على تحديد المهارات والأدوار الأنسب لكلّ موظف
- رفع الروح المعنوية لدى الموظفين
- زيادة الاستعداد للابتكار وتبنّي التفكير الجانبي
- إرساء ثقافة عمل محفّزة
كيفية تطبيق تتبّع أداء الموظفين العاملين عن بُعد
بصرف النظر عن أسلوب تتبّع الأداء الذي تختاره، ثمّة عدّة طرق تُيسّر عليك هذه العملية، ومنها:
1. وضع أهداف قابلة للقياس
لكي تنجح الفِرَق العاملة عن بُعد، ينبغي أن تكون لديك أولويات واضحة تُبرز أهدافًا قابلة للقياس. فلا يمكنك تحسين ما لا تستطيع قياسه، ومن ثَمّ تُمثّل الأهداف القابلة للقياس ركيزةً أساسيةً للارتقاء بأداء فِرَقك العاملة عن بُعد. وثمّة أُطر متعدّدة لتحديد الأهداف يمكنك توظيفها، من بينها مؤشّرات الأداء الرئيسية (KPIs)، والأهداف والنتائج الرئيسية (OKRs)، وأهداف SMART.
تُشير مؤشّرات الأداء الرئيسية (KPIs) إلى مقاييس قابلة للقياس الكمّي، مثل الإيرادات لكلّ موظف، وهي وسيلة سهلة لمقارنة أداء الفِرَق العاملة عن بُعد على أساس شهري أو ربع سنوي أو سنوي. أمّا الأهداف والنتائج الرئيسية (OKRs)، فتُشير إلى أهداف شهرية أو ربع سنوية يجري ترتيب أولوياتها على مستوى المؤسسة بأكملها. ولترسيخ هذه الأهداف، ينبغي تحديد 3 إلى 5 أهداف عُليا، يُغطّي كلّ منها 3 إلى 5 نتائج رئيسية قابلة للقياس، بما يضمن أن يكون لدى مؤسستك تعريف واضح وقابل للقياس الكمّي للنجاح. وأخيرًا، فإنّ أهداف SMART هي أهداف محدّدة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق ووثيقة الصلة ومحدّدة بإطار زمني، وهي تُساعد موظفيك العاملين عن بُعد على معرفة ما ينبغي إعطاؤه الأولوية أثناء العمل.
2. إجراء عمليات تفتيش عشوائية
قد تكون عمليات التفتيش العشوائية مفيدةً للغاية في تعزيز الإنتاجية، إذ تحرص على أن يبقى الموظفون العاملون عن بُعد منتبهين لعملهم على نحو مستمر، ومن ثَمّ تُحفّزهم على التخلّص من عاداتهم السيئة في العمل. وعلى الرغم من أنّ عمليات التفتيش العشوائية قد تبدو متطفّلة، فإنّها، متى أُجريت بإنصاف، قادرة على بناء فِرَق عمل عن بُعد تتّسم بكفاءة عالية.
3. اختيار أدوات التتبّع المناسبة
تتوفّر أدوات عديدة يمكنك توظيفها لتتبّع أداء الموظفين العاملين عن بُعد. وبناءً على مؤشّرات الأداء التي تختارها، يمكنك تضييق نطاق الأدوات الممكنة. لذلك، فإنّ البحث عن أفضل الأدوات لتتبّع الأداء يُعدّ أمرًا جوهريًّا، إذ يضمن لك تطبيق نظام تتبّع الأداء المناسب على مستوى مؤسستك بأكملها.
4. إنشاء قناة لتقديم الملاحظات في الوقت المناسب
يُمثّل تزويد الموظفين بالملاحظات جزءًا أصيلًا من تحسين أدائهم. ولتكون ملاحظاتك فعّالة، ينبغي أن تكون بنّاءةً وفي توقيتها المناسب وثاقبةً وقابلةً للتطبيق. ومن ثَمّ، فإنّ وجود نظام ملاحظات مدروس يُسهم في رفع مستوى الوعي الذاتي والإنتاجية لدى الموظفين.
5. إجراء الاستبيانات
يُشكّل رأي الموظفين جزءًا محوريًّا من نظام تتبّع الأداء لديك. فهو يكشف لك عن نظرة الموظفين إلى وظائفهم، ومدى رضاهم عن أدائهم وفق تقييمهم الذاتي. وللحصول على هذه المعلومات، عليك طرح الأسئلة الصحيحة، التي ينبغي أن تتناول آراء الموظفين بشأن مسؤولياتهم وأدائهم، ويمكنك القيام بذلك من خلال توزيع استبيان.
وتُزوّدك الاستبيانات المستمرّة ببيانات فورية عن الموظفين، ممّا يُساعدك على تحديد مدى رضاهم. كما تمنحك تصوّرًا شاملًا عن العقبات التي يواجهونها، والتي إن تمّت معالجتها، فإنّها تُسهم في تهيئة بيئة عمل أكثر متعةً، وهو ما يرفع من مستوى أداء الفِرَق العاملة عن بُعد ومن مستويات تفاعلها.
خاتمة
إنّ اعتماد أساليب تتبّع الأداء للفِرَق العاملة عن بُعد كفيل بأن يُحسّن أداء الموظفين تحسينًا ملحوظًا. فمن خلال تحديد أهداف واضحة وتوفير الأدوات الملائمة، يُمكن لتتبّع الأداء أن يُبرز مجالات التحسين، وأن يحافظ على رؤية ثابتة يسترشد بها الموظفون.
