هنالك مجموعة من التحديات الخاصة بإدارة فريق العمل عن بُعد.
وتكمن بعض هذه المشاكل في عدم وجود التقنيات المناسبة، وانخفاض او انعدام التفاعل المادي، والسعي لتحقيق التوازن بين العمل والحياة. وسينتُج عن هذه المشاكل، في حال عدم إيجاد حلول لها، وجود فريق مُحبَط وغير منتج وغير مسؤول.
وللمساعدة في حل هذه المشكلة، وضعنا سبع نصائح قد تكون بمثابة إرشادات للإشراف الفعّال على الموظفين عن بُعد.
1.تحديد التوقعات المرجوة من الموظفين
ينبغي أن تحدد بوضوح التوقعات من فريقك. ومن خلال القيام بذلك، يكون أعضاء الفريق ملمين بالمهام المكلفين بها. كما يجب أن تُسجل تلك التوقعات وأن تُتاح للجميع، وتحديد الأمور المطلوب إدراجها على جداول الموظفين، مثل أوقات توافرها، وعبء العمل، وجودة العمل، وغيرها. وأحرص على مناقشة التوقعات مع أعضاء فريقك للتأكد من اتفاق الجميع عليها.
2. التركيز على التواصل
يعد ضعف التواصل أحد أكبر العوائق التي تحول دون وجود فريق عمل عن بُعد متحمس للغاية وخاضع للمساءلة. لذلك، عليك التأكد من أن أعضاء فريقك يمكنهم الوصول إلى أفضل أدوات ومنصات التواصل ومعرفة كيفية استخدامها!
علاوة على ذلك، يجب عليك استخدام قنوات الاتصال التي تركز على الفيديو قدر الإمكان. وأحرص أيضًا عن جدولة اجتماعات شخصية منتظمة مع الموظفين للتحدث معهم بشان أهدافهم، وسير عملهم، وأي مسائل أخرى تدور في بالهم. فالتواصل القوي يحد من ارتباك أعضاء الفريق بشأن تحديد الشخص الذي ينبغي توجيه الأسئلة له وإبلاغه بالمشاكل، ويمكنّهم من التعامل مع المواقف بشكل فوري وزيادة انتاجيتهم. ليس ذلك فحسب، بل يمكنك أنت، بصفتك المدير، التحقق من نمو الموظف.
3. تشجيع الموظفين على وضع روتين
يعد روتين العمل من المنزل رائعًا لأنه يضيف بنية لحياة الموظفين.
ومما لا شك فيه، أن المدير لا يمكنه ممارسة الإدارة التفصيلية على الموظفين ويجب أن يحرص على عدم ممارستها، لكن يمكنه حثّهم على اتباع روتين معين. ويمكنك أيضًا الاستفسار منهم حول ما المساعدة التي يمكن للشركة تقديمها في سبيل إنشاء روتين دائم، واستخدم الملاحظات لتنفيذ ذلك قدر الإمكان.
4. توثيق العمل
يجب توثيق المهام، ولا سيّما للمشاريع الكبرى. وهذا يسهّل على الجميع تحديد المسؤولون عن المهمة. ولتبسيط ذلك، يجب تقسيم المشاريع الكبيرة إلى مهام اصغر. ويجب أن تتضمن سجلات المشاريع كل مهمة صغيرة، ومن المسؤول (المسؤولين) عن كل مهمة، والإنجازات المتوقعة من كل موظف معني بتنفيذ المهمة. علاوة على ذلك، يجب على الموظفين المسؤولين عن مهمة معينة تحديث سير العمل حسب الحاجة. ويجب أن يكون توثيق المهام متاحًا لكل عضو في ذلك الفريق المحدد، وبهذه الطريقة، يمكن لأعضاء الفريق مساءلة بعضهم البعض.
5. تحديد الأهداف وتقدير الإنجازات
تحقق الأهداف الواضحة نجاحات كبيرة.
يمكنك الحفاظ على تحفيز الموظفين من خلال جعل الفريق والأعضاء الأفراد يضعون الأهداف بشكل شهري أو أسبوعي أو يومي، حسب الضرورة. ويجب أن تكون الأهداف واقعية وصعبة بالقدر الكافي لحماية الموظفين من الوقوع في منطقة الراحة (comfort zone) والحفاظ على مستوى التحفيز لديهم لأداء مهامهم. إلى جانب ذلك، يجب تقسيم الأهداف في أهداف صغيرة، لأن تحقيق الأخيرة أقل صعوبة وستشجع الموظفين على الاستمرار في العمل. علاوة على ذلك، من المهم التقدير عند تحقيق الأهداف، حيث إن القيام بذلك يُشعر الموظفين بالتقدير ويشجعهم على العمل بجد اكبر وان يكونوا متحمسين لأداء العمل التالي. ومن الممكن ان يكون عملية تقدير الإنجازات بسيطة مثل شكر الموظف أثناء الاجتماعات.
6. تعزيز المجتمع
يجد الناس صعوبة في القيام بعمل رائع عندما لا يشعرون بالانتماء. ويمكنك معالجة ذلك من خلال معرفة موظفين على المستوى الشخصي، مع الحفاظ على العلاقة المهنية. ولا تكتفي بسؤالهم عن مواعيد التسليم والمشاريع، بل تحدث معهم عن طموحاتهم وهواياتهم. وافتح لهم المجال بالتقرب منك ومن زملائهم في العمل على المستوى الشخصي. وهذا يعني الانفتاح عليهم، وخلق فرص للموظفين عن بعد للارتباط مع بيئة العمل الخارجي. بالإضافة إلى ذلك، احرص على عدم ممارسة الإدارة التفصيلية على الموظفين. ونؤكد على أهمية تتبع سير عملهم، لكن يجب أن تمنحهم المجال الكافٍ للقيام بالعمل الذي تم تعيينهم من أجله. وتظهرالإدارة التفصيلية لحياة ومهام الموظفين عدم ثقتك بهم وهذا بدوره سيشعرهم بالإحباط. بالإضافة إلى ذلك، يعلم الموظف بيئة عمله البعيدة عن مقر العمل وجدوله أفضل منك، لذلك لن تجدي الإدارة التفصيلية نفعًا. عندما تقوم بتعزيز المجتمع بين أعضاء الفريق، فإنك تجعل بيئة العمل أكثر جاذبية، وينظر فريقك إليك بصفتك مديرًا يمكن التواصل معه. وبالتالي، يتحسن أداء الموظفين بفضل محبتهم لك ولزملائهم في العمل. ومن المرجح أيضًا أن يبحث الموظفون عن المساعدة عند الحاجة.
7. تمكين الموظفين من الوصول إلى الأدوات المناسبة
عدم توفير المعدات المناسبة لن يؤدي إلى توليد شعور الموظفين بالإحباط فحسب، بل سيؤدي إلى إنتاج عمل بجودة متدنية. يمكنك منع حدوث ذلك من خلال التأكد أولًا من اتصال أعضاء فريقك بإنترنت عالي الجودة وحصولهم على أجهزة حاسوب محمولة (لابتوب) أو أجهزة حاسوب شخصية تعمل بشكل جيد. ثم يجب ان تُحدد أدوات الاتصال المناسبة وتوفيرها بناءً على احتياجات أعضاء فريقك وهيكلتهم. وقد يحتاج الموظفون أيضًا إلى منصة لإدارة المشاريع تحافظ على تنظيم المهام والأفكار وتسهل التعاون في تنفيذ المشاريع. ونستخدم في منصة ريموس باس تطبيق "نوشن" (Notion) للإشراف على تنفيذ المشاريع، وتطبيق "سلاك" (Slack) للتواصل. إلى جانب الأساسيات المذكورة، يجب أن تخصص الوقت لتستفسر من أعضاء فريقك عن المعدات والأدوات المطلوبة لتحسين إنتاجية العمل.
على الرغم من أنه يجب عليك، بصفتك مديرًا، تطبيق هذه النصائح، فمن المهم أن تفعل ذلك بالطريقة المناسبة. لا تدير فريقك وانت معتقد دائمًا بأنك الأفضل، بل أشرف عليهم بالمحبة وبطريقة عادلة.
وأخيرًا، بدون تعاون فريقك، لن تكون مديرًا حقيقيًا، ولن تكن لديك إنجازات لتتحدث عنها.
Need help onboarding international talent?
Try RemotePassTry RemotePassهنالك مجموعة من التحديات الخاصة بإدارة فريق العمل عن بُعد.
وتكمن بعض هذه المشاكل في عدم وجود التقنيات المناسبة، وانخفاض او انعدام التفاعل المادي، والسعي لتحقيق التوازن بين العمل والحياة. وسينتُج عن هذه المشاكل، في حال عدم إيجاد حلول لها، وجود فريق مُحبَط وغير منتج وغير مسؤول.
وللمساعدة في حل هذه المشكلة، وضعنا سبع نصائح قد تكون بمثابة إرشادات للإشراف الفعّال على الموظفين عن بُعد.
1.تحديد التوقعات المرجوة من الموظفين
ينبغي أن تحدد بوضوح التوقعات من فريقك. ومن خلال القيام بذلك، يكون أعضاء الفريق ملمين بالمهام المكلفين بها. كما يجب أن تُسجل تلك التوقعات وأن تُتاح للجميع، وتحديد الأمور المطلوب إدراجها على جداول الموظفين، مثل أوقات توافرها، وعبء العمل، وجودة العمل، وغيرها. وأحرص على مناقشة التوقعات مع أعضاء فريقك للتأكد من اتفاق الجميع عليها.
2. التركيز على التواصل
يعد ضعف التواصل أحد أكبر العوائق التي تحول دون وجود فريق عمل عن بُعد متحمس للغاية وخاضع للمساءلة. لذلك، عليك التأكد من أن أعضاء فريقك يمكنهم الوصول إلى أفضل أدوات ومنصات التواصل ومعرفة كيفية استخدامها!
علاوة على ذلك، يجب عليك استخدام قنوات الاتصال التي تركز على الفيديو قدر الإمكان. وأحرص أيضًا عن جدولة اجتماعات شخصية منتظمة مع الموظفين للتحدث معهم بشان أهدافهم، وسير عملهم، وأي مسائل أخرى تدور في بالهم. فالتواصل القوي يحد من ارتباك أعضاء الفريق بشأن تحديد الشخص الذي ينبغي توجيه الأسئلة له وإبلاغه بالمشاكل، ويمكنّهم من التعامل مع المواقف بشكل فوري وزيادة انتاجيتهم. ليس ذلك فحسب، بل يمكنك أنت، بصفتك المدير، التحقق من نمو الموظف.
3. تشجيع الموظفين على وضع روتين
يعد روتين العمل من المنزل رائعًا لأنه يضيف بنية لحياة الموظفين.
ومما لا شك فيه، أن المدير لا يمكنه ممارسة الإدارة التفصيلية على الموظفين ويجب أن يحرص على عدم ممارستها، لكن يمكنه حثّهم على اتباع روتين معين. ويمكنك أيضًا الاستفسار منهم حول ما المساعدة التي يمكن للشركة تقديمها في سبيل إنشاء روتين دائم، واستخدم الملاحظات لتنفيذ ذلك قدر الإمكان.
4. توثيق العمل
يجب توثيق المهام، ولا سيّما للمشاريع الكبرى. وهذا يسهّل على الجميع تحديد المسؤولون عن المهمة. ولتبسيط ذلك، يجب تقسيم المشاريع الكبيرة إلى مهام اصغر. ويجب أن تتضمن سجلات المشاريع كل مهمة صغيرة، ومن المسؤول (المسؤولين) عن كل مهمة، والإنجازات المتوقعة من كل موظف معني بتنفيذ المهمة. علاوة على ذلك، يجب على الموظفين المسؤولين عن مهمة معينة تحديث سير العمل حسب الحاجة. ويجب أن يكون توثيق المهام متاحًا لكل عضو في ذلك الفريق المحدد، وبهذه الطريقة، يمكن لأعضاء الفريق مساءلة بعضهم البعض.
5. تحديد الأهداف وتقدير الإنجازات
تحقق الأهداف الواضحة نجاحات كبيرة.
يمكنك الحفاظ على تحفيز الموظفين من خلال جعل الفريق والأعضاء الأفراد يضعون الأهداف بشكل شهري أو أسبوعي أو يومي، حسب الضرورة. ويجب أن تكون الأهداف واقعية وصعبة بالقدر الكافي لحماية الموظفين من الوقوع في منطقة الراحة (comfort zone) والحفاظ على مستوى التحفيز لديهم لأداء مهامهم. إلى جانب ذلك، يجب تقسيم الأهداف في أهداف صغيرة، لأن تحقيق الأخيرة أقل صعوبة وستشجع الموظفين على الاستمرار في العمل. علاوة على ذلك، من المهم التقدير عند تحقيق الأهداف، حيث إن القيام بذلك يُشعر الموظفين بالتقدير ويشجعهم على العمل بجد اكبر وان يكونوا متحمسين لأداء العمل التالي. ومن الممكن ان يكون عملية تقدير الإنجازات بسيطة مثل شكر الموظف أثناء الاجتماعات.
6. تعزيز المجتمع
يجد الناس صعوبة في القيام بعمل رائع عندما لا يشعرون بالانتماء. ويمكنك معالجة ذلك من خلال معرفة موظفين على المستوى الشخصي، مع الحفاظ على العلاقة المهنية. ولا تكتفي بسؤالهم عن مواعيد التسليم والمشاريع، بل تحدث معهم عن طموحاتهم وهواياتهم. وافتح لهم المجال بالتقرب منك ومن زملائهم في العمل على المستوى الشخصي. وهذا يعني الانفتاح عليهم، وخلق فرص للموظفين عن بعد للارتباط مع بيئة العمل الخارجي. بالإضافة إلى ذلك، احرص على عدم ممارسة الإدارة التفصيلية على الموظفين. ونؤكد على أهمية تتبع سير عملهم، لكن يجب أن تمنحهم المجال الكافٍ للقيام بالعمل الذي تم تعيينهم من أجله. وتظهرالإدارة التفصيلية لحياة ومهام الموظفين عدم ثقتك بهم وهذا بدوره سيشعرهم بالإحباط. بالإضافة إلى ذلك، يعلم الموظف بيئة عمله البعيدة عن مقر العمل وجدوله أفضل منك، لذلك لن تجدي الإدارة التفصيلية نفعًا. عندما تقوم بتعزيز المجتمع بين أعضاء الفريق، فإنك تجعل بيئة العمل أكثر جاذبية، وينظر فريقك إليك بصفتك مديرًا يمكن التواصل معه. وبالتالي، يتحسن أداء الموظفين بفضل محبتهم لك ولزملائهم في العمل. ومن المرجح أيضًا أن يبحث الموظفون عن المساعدة عند الحاجة.
7. تمكين الموظفين من الوصول إلى الأدوات المناسبة
عدم توفير المعدات المناسبة لن يؤدي إلى توليد شعور الموظفين بالإحباط فحسب، بل سيؤدي إلى إنتاج عمل بجودة متدنية. يمكنك منع حدوث ذلك من خلال التأكد أولًا من اتصال أعضاء فريقك بإنترنت عالي الجودة وحصولهم على أجهزة حاسوب محمولة (لابتوب) أو أجهزة حاسوب شخصية تعمل بشكل جيد. ثم يجب ان تُحدد أدوات الاتصال المناسبة وتوفيرها بناءً على احتياجات أعضاء فريقك وهيكلتهم. وقد يحتاج الموظفون أيضًا إلى منصة لإدارة المشاريع تحافظ على تنظيم المهام والأفكار وتسهل التعاون في تنفيذ المشاريع. ونستخدم في منصة ريموس باس تطبيق "نوشن" (Notion) للإشراف على تنفيذ المشاريع، وتطبيق "سلاك" (Slack) للتواصل. إلى جانب الأساسيات المذكورة، يجب أن تخصص الوقت لتستفسر من أعضاء فريقك عن المعدات والأدوات المطلوبة لتحسين إنتاجية العمل.
على الرغم من أنه يجب عليك، بصفتك مديرًا، تطبيق هذه النصائح، فمن المهم أن تفعل ذلك بالطريقة المناسبة. لا تدير فريقك وانت معتقد دائمًا بأنك الأفضل، بل أشرف عليهم بالمحبة وبطريقة عادلة.
وأخيرًا، بدون تعاون فريقك، لن تكون مديرًا حقيقيًا، ولن تكن لديك إنجازات لتتحدث عنها.
.svg){kind=logo}
.svg)
.png)
.png)
.png)
.png)
.png)
.png)
.svg)
