.svg){kind=logo}
HRIS نظام معلومات الموارد البشرية
نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) هو نظام معلومات الموارد البشرية أو نظام إدارة رأس المال البشري.
نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) هو حل برمجي مصمم لإدارة وتبسيط وظائف الموارد البشرية وبيانات الموظفين في المنظمة. إنه بمثابة منصة مركزية لتخزين ومعالجة وتحليل معلومات الموارد البشرية الرئيسية مثل البيانات الشخصية وتفاصيل الرواتب والمزايا ومقاييس الأداء.
تلعب أنظمة معلومات الموارد البشرية دورًا حاسمًا في تحسين كفاءة عمليات الموارد البشرية، والتخلص من المهام اليدوية، وضمان الدقة في إدارة بيانات الموظفين. من خلال أتمتة سير العمل، يمكّن نظام معلومات الموارد البشرية أقسام الموارد البشرية من التركيز على المبادرات الإستراتيجية مثل إدارة المواهب وتطوير الموظفين مع ضمان الامتثال لقوانين ولوائح العمل.
الوظائف الأساسية لنظام معلومات الموارد البشرية
تقدم أنظمة معلومات الموارد البشرية عادةً مجموعة واسعة من الميزات لدعم وظائف الموارد البشرية المختلفة داخل المؤسسة. تشمل الوظائف الرئيسية ما يلي:
- إدارة بيانات الموظف: مستودع مركزي لمعلومات الموظف، بما في ذلك التفاصيل الشخصية (الاسم ومعلومات الاتصال) والتاريخ الوظيفي والمسميات الوظيفية والراتب وسجلات الأداء. وهذا يضمن سهولة الوصول إلى البيانات الهامة لمتخصصي الموارد البشرية والإدارة.
- معالجة كشوف المرتبات وإدارة الضرائب: أتمتة حسابات الرواتب، والاستقطاعات الضريبية، وصرف الرواتب. تضمن أنظمة معلومات الموارد البشرية (HRIS) الامتثال للوائح الضريبية الفيدرالية والولائية والمحلية، مما يساعد على تجنب الأخطاء المكلفة وتقليل العبء الإداري.
- إدارة الإميازات: إدارة مزايا الموظفين مثل التأمين الصحي وخطط التقاعد والامتيازات الأخرى. تتعامل أنظمة HRIS مع التسجيل والتحقق من الأهلية ومعالجة المطالبات، مما يسهل تتبع المزايا وإدارتها.
- تتبع الوقت والحضور: تتبع ساعات العمل والعمل الإضافي وإدارة الإجازات. وهذا مفيد بشكل خاص للموظفين عن بعد، مما يسمح لفرق الموارد البشرية بمراقبة الحضور عبر مناطق زمنية مختلفة وضمان معالجة دقيقة لكشوف المرتبات.
- إدارة الأداء: أدوات لتحديد الأهداف وتتبع مراجعات الأداء وتقديم التعليقات. تسمح أنظمة معلومات الموارد البشرية للمؤسسات بتقييم أداء الموظفين وتحديد مجالات التحسين، حتى في الفرق البعيدة.
- اكتساب المواهب وتأهيلها: تساعد أنظمة معلومات الموارد البشرية في عملية التوظيف، بما في ذلك نشر فرص العمل وتتبع المتقدمين وتأهيل الموظفين الجدد. بالنسبة للقوى العاملة عن بعد، يتضمن ذلك إمكانات الإعداد الافتراضية وإدارة المستندات.
- إدارة التعلم: تسهيل تطوير الموظفين من خلال برامج التدريب والشهادات وتتبع المهارات. يساعد نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) المؤسسات على تقديم محتوى التعلم الإلكتروني وتتبع التقدم، وهو أمر مفيد بشكل خاص للموظفين عن بعد الذين يحتاجون إلى خيارات تعليمية مرنة.
- التقارير والتحليلات: إنشاء تقارير حول مقاييس الموارد البشرية المختلفة مثل عدد الموظفين ومعدل الدوران والتغيب والأداء. تساعد هذه الرؤى المؤسسات على اتخاذ قرارات تعتمد على البيانات وتتبع فعالية مبادرات الموارد البشرية.
نظام معلومات الموارد البشرية والعمل عن بعد
مع استمرار تزايد شعبية العمل عن بعد، تعد أنظمة معلومات الموارد البشرية ضرورية لإدارة ودعم الفرق عن بعد. وإليك كيف تكون أدوات نظام معلومات الموارد البشرية مفيدة بشكل خاص في سياق العمل عن بعد:
- الوصول المركزي إلى بيانات الموظفين: مع انتشار الفرق البعيدة على مستوى العالم، يوفر نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) وصولاً مركزيًا إلى معلومات الموظفين، مما يسمح لفرق الموارد البشرية بإدارة البيانات وتحديثها بسلاسة، بغض النظر عن موقعهم الفعلي.
- تتبع الوقت والحضور: يساعد نظام معلومات الموارد البشرية الموظفين عن بعد على تسجيل ساعات عملهم وطلب إجازة وتتبع الحضور من أي مكان. ويمكنه أيضًا استيعاب مناطق زمنية مختلفة لضمان إعداد تقارير دقيقة عن الرواتب والامتثال.
- أدوات إدارة الأداء: بالنسبة للموظفين عن بعد، تساعد أدوات إدارة الأداء ضمن أنظمة معلومات الموارد البشرية المديرين على تحديد أهداف واضحة وتقديم تعليقات منتظمة وإجراء مراجعات الأداء الافتراضية، مما يضمن المساءلة والتطوير المستمر.
- التوظيف والإجراءات عند مغادرة الموظفين: تمكن أنظمة HRIS المؤسسات من تأهيل الموظفين عن بعد بكفاءة من خلال توفير إدارة المستندات الرقمية، وجلسات التدريب الافتراضية، والوصول إلى الأدوات الأساسية من اليوم الأول. وبالمثل، عندما يغادر الموظفون، تعمل أنظمة معلومات الموارد البشرية على تسهيل عملية الخروج من العمل، مما يضمن اتخاذ جميع الخطوات اللازمة عن بعد.
- التكامل مع أدوات التواصل والتعاون عن بعد: تتكامل أنظمة HRIS الحديثة مع أدوات التواصل الشائعة مثل Slack وZoom وMicrosoft Teams. ويضمن ذلك التواصل السلس بين فرق الموارد البشرية والموظفين عن بعد، مما يعزز تجربة العمل عن بعد.
فوائد نظام معلومات الموارد البشرية للعمل عن بعد
يأتي استخدام نظام معلومات الموارد البشرية لإدارة القوى العاملة عن بعد مع العديد من الفوائد المهمة:
- تحسين التواصل والتعاون: تعمل أدوات نظام معلومات الموارد البشرية على تبسيط التواصل من خلال توفير مركز مركزي لمستندات الموارد البشرية ومراجعات الأداء والتعليقات والتحديثات. يؤدي هذا إلى تحسين الشفافية ويضمن أن يكون الجميع على نفس الصفحة، بغض النظر عن الموقع.
- تعزيز قدرات خدمة الموظف الذاتية: يمكن للموظفين عن بُعد الوصول إلى معلوماتهم الشخصية وتحديثها، وعرض كشوف الرواتب، وطلب الإجازات، وإدارة المزايا من خلال بوابات خدمة الموظف الذاتية. هذا يقلل من الأعباء الإدارية لفرق الموارد البشرية ويوفر للموظفين مزيدًا من التحكم في بياناتهم.
- زيادة الكفاءة والإنتاجية: تقوم أنظمة معلومات الموارد البشرية (HRIS) بأتمتة العديد من المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً، مثل إدارة الرواتب، وإدارة المزايا، وإعداد التقارير، مما يسمح لفرق الموارد البشرية بالتركيز على المبادرات الاستراتيجية. يؤدي ذلك إلى زيادة الإنتاجية العامة، خاصة بالنسبة للفرق البعيدة حيث يكون إدارة الوقت أمرًا بالغ الأهمية.
- اتخاذ القرارات المبنية على البيانات: مع التحليلات المتقدمة وميزات إعداد التقارير، تقدم أنظمة معلومات الموارد البشرية (HRIS) رؤى قيمة حول اتجاهات القوى العاملة، والأداء، ورضا الموظفين. تتيح هذه الرؤى للمديرين اتخاذ قرارات مستندة إلى البيانات التي تحسن من رضا الموظفين ونتائج الأعمال.
- الامتثال لقوانين العمل عن بُعد: تساعد أنظمة معلومات الموارد البشرية (HRIS) المؤسسات في الامتثال لقوانين العمل المحلية، واللوائح الضريبية، وغيرها من قواعد العمل عن بُعد عبر مختلف السلطات. هذا أمر بالغ الأهمية لضمان تجنب الشركات للمشكلات القانونية عند توظيف قوة عاملة عن بُعد.
التحديات والاعتبارات
في حين أن أنظمة معلومات الموارد البشرية تقدم فوائد عديدة، إلا أن هناك أيضًا بعض التحديات والاعتبارات عند إدارة الفرق البعيدة:
- أمن البيانات وخصوصية الموظفين عن بُعد: بما أن أنظمة معلومات الموارد البشرية (HRIS) تخزن معلومات حساسة عن الموظفين، فإن الأمان يعد أولوية قصوى. يجب على المؤسسات التأكد من أن نظام الـ HRIS متوافق مع لوائح حماية البيانات مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، وضمان الوصول الآمن إلى النظام للموظفين عن بُعد.
- التكامل مع أدوات العمل عن بُعد الأخرى: من أجل تجربة سلسة، يجب أن تتكامل أنظمة معلومات الموارد البشرية (HRIS) مع أدوات العمل عن بُعد الأخرى (مثل منصات التواصل، وأدوات إدارة المشاريع، وما إلى ذلك). عدم تكامل هذه الأدوات يمكن أن يؤدي إلى عدم الكفاءة وفصل البيانات.
- ضمان إمكانية الوصول إلى النظام للعاملين عن بعد: يحتاج العاملون عن بعد إلى وصول سهل وآمن إلى نظام معلومات الموارد البشرية من أجهزة مختلفة. يعد التأكد من أن النظام قائمًا على السحابة ويمكن الوصول إليه من أي مكان أمرًا أساسيًا لضمان عمليات الموارد البشرية السلسة للفرق البعيدة.
- تدريب الموظفين عن بعد على استخدام نظام معلومات الموارد البشرية الـ HRIS: بينما تم تصميم أنظمة الـ HRIS لتكون سهلة الاستخدام، قد يحتاج الموظفون عن بُعد إلى تدريب لاستخدام النظام بشكل فعال، خاصة إذا كانوا غير مألوفين بالبرنامج أو جدد في بيئات العمل عن بُعد.
اختيار نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) للعمل عن بعد
عند اختيار نظام معلومات الموارد البشرية للقوى العاملة عن بعد، يجب على الشركات مراعاة العوامل الرئيسية التالية:
قابلية التوسع لاستيعاب النمو: مع نمو الشركات، ينمو أيضًا حجم القوى العاملة عن بعد. يجب أن يكون نظام معلومات الموارد البشرية قادرًا على توسيع نطاق عدد متزايد من الموظفين والتعامل معه دون المساس بالأداء.
إمكانية الوصول عبر الهاتف المحمول: قد يعمل الموظفون عن بعد من مواقع مختلفة، لذا فإن إمكانية الوصول عبر الهاتف المحمول أمر بالغ الأهمية. تأكد من أن نظام معلومات الموارد البشرية يقدم تطبيقًا قويًا للهاتف المحمول يمكّن الموظفين من الوصول إلى ميزات الموارد البشرية من هواتفهم الذكية أو الأجهزة اللوحية.
قدرات التكامل: يجب أن يكون نظام معلومات الموارد البشرية قادرًا على التكامل بسلاسة مع أدوات العمل الأخرى، مثل منصات الاتصال (Slack وZoom) وأدوات إدارة المشاريع (Trello وAsana)، لتبسيط عمليات الموارد البشرية.
ميزات الأمان: يجب أن يوفر النظام إجراءات أمنية قوية، مثل التشفير والمصادقة متعددة العوامل، لحماية بيانات الموظفين الحساسة.
فعالية التكلفة: عند اختيار نظام معلومات الموارد البشرية، يجب على المؤسسات تقييم هيكل تسعير النظام والتأكد من أنه يقدم أفضل قيمة لميزاته، خاصة للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم.
الاتجاهات المستقبلية في نظام معلومات الموارد البشرية
مع استمرار تطور التكنولوجيا، تتطور أيضًا أنظمة معلومات الموارد البشرية. تشمل الاتجاهات الناشئة التي تؤثر على العمل عن بعد ما يلي:
- نظام معلومات الموارد البشرية السحابي: تحظى حلول نظم معلومات الموارد البشرية السحابية بشعبية متزايدة بسبب سهولة الوصول إليها وقابليتها للتوسع وانخفاض تكاليف البنية التحتية. توفر هذه الأنظمة مرونة وموثوقية أكبر للفرق عن بُعد.
- الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي في الموارد البشرية: يتم دمج الذكاء الاصطناعي في منصات نظام معلومات الموارد البشرية لأتمتة المهام المتكررة، وتحسين تحليل البيانات، وتوفير رؤى مخصصة لمشاركة الموظفين وتطويرهم.
- منصات تجربة الموظف: تتطور نظم معلومات الموارد البشرية إلى منصات تجربة الموظف التي تقدم رؤية أكثر شمولية لدورة حياة الموظف، بما في ذلك برامج الصحة والعافية، وأنظمة التعليقات، وأدوات تطوير الوظائف.
- التكامل مع تقنيات الموارد البشرية الأخرى: مع استمرار المؤسسات في رقمنة وظائف الموارد البشرية، سيصبح التكامل مع تقنيات الموارد البشرية الأخرى (مثل أنظمة إدارة التعلم ومنصات إدارة الأداء) ذا أهمية متزايدة لإنشاء تجربة سلسة للموظفين وفرق الموارد البشرية.
تبسيط عمليات الموارد البشرية مع نظام إدارة الموارد البشرية HRIS من ريموت باس
للمنظمات التي تسعى لإدارة الفرق عن بُعد بفعالية، يقدم ريموت باس حلاً شاملاً لإدارة الموارد البشرية مصمم خصيصًا للفرق العاملة عن بُعد. مع ميزات قوية مثل معالجة الرواتب الآلية، إدارة المزايا بسلاسة، وتتبع الأداء المتقدم، تضمن ريموت باس أن تتمكن فرق الموارد البشرية من التركيز على المبادرات الإستراتيجية مع الحفاظ على الامتثال وتعزيز مشاركة الموظفين.
Related Glossaries
ACH
(Automated Clearing House) or ACH transaction, is an electronic bank to bank money transfer.
W2
A W2 is a tax form used in the United States to report an employee’s annual wages and the taxes withheld from their paycheck.
Performance review
A formal assessment in which a manager evaluates an employee’s work performance.
Related Articles
Everything You Need To Know About Working as a Digital Nomad
In this article, we cover everything you need to know to work successfully as a digital nomad around the world — from managing finances, to choosing where to live.
Hear what teams love
about using RemotePass.
Love it! It has been an essential tool for us, the perks of having everything at the point of my fingers. Using RemotePass has been super efficient. The platform is user-friendly and fast, and communication with customer service is truly a "gold standard".
Working with RemotePass has been extremely easy and effortless. The customer support team are second to none - always quick to respond, always helping with desire and delivering perhaps some of the best customer service we have ever encountered. Onboarding new contractors and employees is quick and easy, and we are happy to recommend RemotePass to others
RemotePass has hands down been one of the best (useful and easy to use) platforms I've worked with in the past few years!
RemotePass has been a great success partner for Amwal, it truly enabled us to be international talent friendly. Attracting top talent without the hassle of thinking how we would hire and pay abroad.
RemotePass has really helped us take the pain out of managing salary payments, contract managements, and admin work with our remote teams. They feel much more in control and more connected because of it.
RemotePass is a game-changer for us. It has made managing our remote teams effortless and has greatly improved the process of hiring, managing and collaborating with our team remotely. Highly recommended
We’re delighted to express our satisfaction regarding our collaboration with RemotePass. Their cutting-edge cloud-based platform has revolutionized our workforce and hiring procedures, enabling us to enhance efficiency and effectiveness in managing everything. It serves as a comprehensive solution that has greatly simplified our operations, making remote work effortless.
RemotePass has been so efficient for us as we have at least 60% of our team being remote. Especially for tracking if everyone has been paid out or if they have reimbursements, we don't have to manually do it one by one anymore. It's also really good since we are in compliance with each and every single one of our remote teams' place of residence.
Brilliant service. We love and we'd be using it for the years to come. Also great customer success management as well!
We love the entire system you guys have built, it's user-friendly and in particular we love the automated notifications part. Employees are automatically informed about the payment status and they receive the payment in a couple of hours after they get notified vs. manually asking us. Thanks for your ongoing support
Using RemotePass has been an absolute game-changer for our operations - knowing that we have a reliable partner on our side even in complex regions efficiently (this has previously been a big headache for us), allows our teams to focus exclusively on client service and product delivery
We were looking for a simple and affordable product and RemotePass more than delivered. RemotePass helped us streamline and manage our remote teams. RemotePass understood us as a company and provided us the support and confidence that we are compliant with regulations, our remote teams have excellent support, and that we made the right choice
RemotePass has been very helpful as it streamlines the payment process to our consultants, with a simple 2 to 3 clicks the job is done. It is effortless and straightforward to use. The most important thing is that It eliminates any compliance risks we might face, and the lengthy verification process. Overall the system is excellent, and I would recommend it to other organizations.
The product has been incredibly a game-changer for us as we scaled our team globally. Creating a great first impression when onboarding remote teams. Everything centralized in one place. Love it!
Our work with RemotePass is a partnership based on trust and credibility we are proud to have. With RemotePass services, onboarding and payroll for our global team is well managed and our employees feel safe and cared for.
I was instantly impressed with the UI/UX of the RemotePass platform, it is incredibly user-friendly and the feedback I have received from the remote workers has been excellent. Having supplied contract and remote staff to clients in the Middle East for several years, I have been used to a very manual and labor-heavy process when it comes to payroll and compliance. After one demonstration from the team at RemotePass I switched from using an existing supplier, as I get better value and service using this platform.
.svg)
